De doorontwikkeling van de bedrijfsvoering die gepland stond voor 2020 is beïnvloed door de gevolgen van de corona-pandemie en de daaraan verbonden maatregelen. De speerpunten om meer focus aan te brengen in werkprocessen en -methoden maar ook vooral het meer in contact komen met de samenleving zijn in ernstige mate belemmerd. Ook de in gang gezette ontwikkeling van de fysieke dienstverlening in de vorm moest gestaakt worden. De coronapandemie en het maatregelpakket hebben ook een forse extra werklast bij de gemeente neergelegd, Uitvoering van TOZO-regelingen, toezicht en handhaving, communicatie waren bijvoorbeeld onvoorziene werkzaamheden die boven het “reguliere werk” geprioriteerd zijn. Naast de extra werkzaamheden heeft dit ook in de uitvoering van de reguliere werkzaamheden effecten gehad. Voor een deel is dit gecompenseerd in tijd omdat er ook werkzaamheden niet uitgevoerd konden worden maar per saldo heeft dit ook voor extra werk gezorgd. Bij de start van deze pandemie was het de verwachting dat de tijdsduur redelijk kort zou zijn maar na de zomer is duidelijk geworden dat dit niet het geval was. Dit alles vanuit een situatie waarin ook de ambtelijke organisatie voor een groot deel vanuit huis heeft moeten werken. Het voordeel van een kleine organisatie is dat we snel kunnen schakelen, we veel reguliere werkzaamheden bij derden hebben belegd zodat er per saldo veel zaken weliswaar ad-hoc toch zijn gerealiseerd. Dit is echter wel ten koste gegaan van de ontwikkeling van de organisatie en de impact op medewerkers is groot nu er meer dan een jaar in een crisisorganisatie is gewerkt.
Uitbestede werkzaamheden
Voor wat betreft werkzaamheden die we via dienstverleningsovereenkomsten uitbesteden zijn deze voor een belangrijk deel nog bij de gemeente Hardenberg belegd. Voor het uitvoeringsjaar 2020 zijn deze voor het eerst via het overeengekomen ABC (Activity Based Costing) vormgegeven. Hierin ontstaat ook meer ruimte om over te gaan tot vraaggerichte dienstverlening. Met het opstellen van de Activity based costing is zowel voor Ommen, maar ook voor Hardenberg meer duidelijkheid in de kostenstructuur per product ontstaan waarop ook de monitoring en verantwoording aan kwaliteit zal toenemen. De voortgang wordt gemonitord via kwartaalrapportages. De werkzaamheden zijn in 2020 uitgevoerd overeenkomstig de gemaakte afspraken en binnen de financiële kaders van de leveringsvoorwaarden.
Uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van omgevinsgvergunningen bouw zijn in 2020 overeenkomstig planning middels een overeenkomst ondergebracht bij de omgevingsdienst IJsselland (ODIJ). Toezichthoudende taken op het gebied van de aspecten bouw- en ruimtelijke ordening zijn door ons ingehuurde externe medewerkers uitgevoerd en deze zijn per 01-01-2021 ondergebracht bij de ODIJ.
In 2020 heeft de overdracht plaats gevonden van de werkzaamheden op het gebied van salarisadministratie/personeel beheer en inkoop van de gemeente Hardenberg naar onze nieuwe dienstverlener ONS (Dienstverleningsovereenkomst). ONS voert vanaf 1-1-2021 deze werkzaamheden voor ons.
Omdat in 2019 is geconstateerd dat continuering van samenwerking met Hardenberg, dan wel het vorm geven aan een gezamenlijke entiteit (Bv of stichting structuur) voor wat betreft de werkzaamheden van het Samendoen team niet haalbaar is, is met ingang van 01-01-2020 SDT tijdelijk ondergebracht in de eigen organisatie.
Medio 2020 is door de gemeente Hardenberg aangegeven dat, na het aflopen van de diverse dienstverleningsovereenkomsten (per 01-01-2025), zij deze dienstverleningsovereenkomsten niet meer willen verlengen. Uiteraard blijft goede dienstverlening tot die periode gewaarborgd. Voor de bedrijfsvoering is dit geen probleem omdat dit past in de planning en de gekozen organisatie filosofie, het model van een regie-en netwerkorganisatie.
Ontwikkeling 4.0
De doorontwikkeling van de organisatie is belemmerd door de effecten van de coronapandemie. Werkzaamheden zijn opnieuw geprioriteerd en naast de reguliere organisatie is er gewerkt met een crisisorganisatie. De grootste belemmering is de beperking om fysiek niet samen te kunnen werken. Dit geldt zowel voor de externe contacten maar ook voor de interne organisatie. Met name waar het gaat om ontwikkelen, leren en inrichten van bijvoorbeeld werkprocessen, maar ook in participatieve projecten en samenwerking is dit een ernstig belemmerende factor gebleken. Het niet fysiek kunnen samenwerken heeft echter naast de nodige negatieve effecten ook positieve effecten gehad zoals de versnelling die is gemaakt in het digitaal werken en digitaal vergaderen. Voor wat betreft personeelsbeleid en opleidingen en trainingen kon hier maar beperkt uitvoering aan worden gegeven. Met name het aantrekken en inwerken van nieuwe medewerkers is achtergebleven bij de planning. Medewerkers van de carrousel hebben enige tijd niet kunnen werken vanwege de maatregelen maar zijn waar mogelijk ingezet op extra onderhoudswerkzaamheden. Vanuit de bedrijfsvoering is extra ingezet om uitvoering te geven aan de ombuigingsopdracht van de raad samen met bureau Berenschot, het verder lean maken van de begroting en het opstellen van de perspectiefnota.